La Cyberbibliothéque scientifique fédérale - Étude de faisabilité

Partie 2 : Établissement d'une infrastructure fédérale du savoir STM

Mise en oeuvre de la vision relative à la Cyberbibliothèque scientifique fédérale

La Cyberbibliothèque scientifique fédérale contribuera à la capacité d'innovation du Canada en offrant un spectre riche et en évolution constante de ressources d'information clés dans les sciences, la technologie et la médecine à tous les chercheurs fédéraux. On atteindra cet objectif par une série d'efforts coopératifs, y compris la mise en place d'une bibliothèque numérique de pointe accessible en tout temps, de n'importe où, qui offrira des services personnalisés aux clients par l'entremise de spécialistes en information ainsi qu'une passerelle Web pour permettre la recherche transparente dans les catalogues des bibliothèques STM fédérales. Le programme proposé concernant les revues électroniques, étape initiale de la création d'une bibliothèque numérique nationale, offrira l'information STM essentielle à tous les professionnels de la recherche du gouvernement fédéral.

Modèles de prestation de services

L'équipe chargée de l'étude s'est penchée sur quatre modèles de prestation possibles : le maintien du statu quo, le transfert de fonds depuis le budget de services votés, un modèle de l'utilisateur-payeur ou de consultation à la carte, et la régie par un consortium.

Statu quo

Les bibliothèques ministérielles individuelles négocient, administrent et fournissent le contenu électronique à leurs propres clients. Ce modèle n'est pas recommandé pour les raisons suivantes :

• Il est fort peu probable que les bibliothèques individuelles touchent des droits de licence réduits compte tenu des économies d'échelle.
• Le milieu de la recherche continue de connaître un accès inéquitable aux revues savantes ainsi qu'au contenu électronique.
• Chaque bibliothèque devrait acquérir les compétences indiquées pour négocier les licences, assumer la charge administrative, et mettre au point ou acheter les logiciels et le matériel nécessaires.
• Les seuls frais des recoupements administratifs sont évalués à 10 millions de dollars sur une période de cinq ans.

Transfert de fonds depuis le budget des services votés

Les fonds proviennent des services votés des budgets ministériels en vue de couvrir les droits de licence des revues électroniques. Ce modèle n'est pas recommandé pour les raisons suivantes :

• La fragmentation actuelle des budgets des bibliothèques ainsi que les iniquités existantes dans l'accès aux revues savantes par les chercheurs fédéraux dans les différents ministères se poursuivraient et seraient exacerbées.
• Les affectations de services votés par les ministères individuels n'offriraient pas de fonds suffisants pour couvrir les droits de licence croissants ni pour assurer le virage vers une capacité de diffusion électronique.

Consultation à la carte

Tous les employés gouvernementaux payent directement pour avoir accès au contenu électronique en texte intégral. Bien que ce modèle présente l'avantage de la responsabilité individuelle et l'attribution directe des coûts d'information aux coûts de recherche, il n'est pas recommandé pour les raisons suivantes :

• Les iniquités existantes dans l'accès aux documents STM seraient maintenues et on ne pourrait atteindre l'objectif du programme des revues de la Cyberbibliothèque, qui consiste à assurer un accès équitable quelle que soit la taille du ministère ou son emplacement.
• Les coûts pour acquérir l'information suivant ce modèle sont élevés. Si 20 000 chercheurs consultent 30 articles par année à un coût de 30 $ chacun, il en coûterait environ 18 millions de dollars par année.
• La productivité des chercheurs diminuerait car ceux oeci devraient consacrer plus de temps à la recherche d'information de qualité (les bibliothécaires n'effectueraient pas de choix préalable).
• Il en découlerait des frais généraux et administratifs considérables associés à chaque opération financière.
• Ce n'est pas tout le contenu STM qui est accessible par consultation à la carte. En effet, les bibliothèques devraient maintenir certaines licences.
• Aucun investissement ne serait fait dans le système de fourniture pour réaliser la transition aux modes de fourniture numériques.

L'équipe chargée de l'étude s'est également attardée à la question de savoir si les chercheurs fédéraux pourraient ou non avoir accès au contenu électronique par une affiliation aux établissements universitaires. Toutefois, 78 % des répondants à l'enquête ont déclaré ne pas avoir de telle affiliation.

Régie par un consortium, opérations centralisées

L'équipe chargée de l'étude a examiné les pratiques exemplaires en vue de concevoir un modèle de gestion efficace et efficient pour la Cyberbibliothèque scientifique fédérale. Le modèle de régie partagée et d'administration centrale, qui a été conçu par l'Alliance stratégique et qui s'appuie sur l'expérience réussie du PCLSN, est recommandé pour les raisons suivantes :

• De nombreux avantages peuvent être tirés de la collaboration interministérielle, y compris l'alignement des dépenses sur les priorités S oeT fédérales et ministérielles, l'accès équitable à l'information STM par tous les chercheurs fédéraux, et une nouvelle démarche en vue de négocier avec les éditeurs concernant l'accès au contenu électronique.
• Le financement et l'exploitation centralisés sont efficaces et permettront un processus d'approvisionnement unique pour toutes les organisations STM. De plus, le financement et l'exploitation centralisés favoriseront l'utilisation d'un modèle de licence standard, ce qui permettra d'éviter les frais liés aux recoupements administratifs.
• Il s'agit de la meilleure démarche pour réaliser des économies d'échelle maximales et assurer la prestation pertinente du programme pour ce qui est du choix de contenu électronique.

Modèle de régie

Le consortium de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale devrait mettre sur pied un comité de direction qui serait chargé de déterminer l'orientation et de prendre des décisions stratégiques, telles que l'approbation du processus d'approvisionnement et de la stratégie de négociation proposée, de même que de fixer des objectifs concernant l'évaluation du programme. Le Comité de direction serait comptable à l'organisme subventionnaire ainsi qu'aux membres.

Les membres du Comité comprendrait les bibliothécaires en chef, les représentants de la clientèle et d'autres spécialistes (en approvisionnement).

Un comité consultatif exécutif pourrait également jouer un rôle, auquel siégeraient des hauts fonctionnaires, et dans la mesure où on l'estime indiqué, des représentants d'autres consortiums ou du secteur privé.

Organisation et exploitation

Le directeur du Bureau de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale en coordonnera l'exploitation au jour le jour et dirigera les efforts d'approvisionnement et de négociation. Le directeur sera comptable au Comité de direction.

Le Bureau serait chargé des fonctions suivantes :

• l'approvisionnement, les négociations et les rapports;
• la liaison avec tous les membres ainsi que le soutien des comités de direction et consultatifs;
• l'administration des fonds, les communications et le règlement de toute question entre les éditeurs et les membres;
• l'assistance sous forme de soutien de la technologie de l'information ainsi que de documents de marketing et de formation.

Stratégie d'approvisionnement

La stratégie d'approvisionnement recommandée reprendrait le « processus d'approvisionnement en deux étapes, soit une invitation ouverte de soumissions préalables afin de susciter du contenu général, des fonctionnalités et des renseignements sur les coûts techniques auprès des fournisseurs, suivie d'une demande de propositions (DP) détaillée émise auprès des fournisseurs retenus ¹⁷ » [traduction] qu'a adopté le PCLSN.

Un régime en concurrence serait ainsi mis en place et les bibliothèques ne seraient plus tenues de payer les frais d'abonnement annuels fixes imposés par les éditeurs.

L'annexe H renferme une description détaillée des objectifs, du processus et des résultats en matière d'approvisionnement du PCLSN. Il est prévu que la Cyberbibliothèque scientifique fédérale empruntera le même processus.

Budget proposé et discussion des éléments de coût

Une nouvelle injection de fonds s'impose pour acquérir du contenu partagé et pour poursuivre l'abonnement à certaines revues imprimées durant le virage vers l'environnement numérique. Certaines bibliothèques fédérales ont imposé des frais aux utilisateurs afin de financer les services et de compenser les réductions budgétaires qui ont été apportées au début des années 1990. Au même titre que les organismes fédéraux, ces bibliothèques ne peuvent entreprendre de nombreuses activités, telles que la collecte de fonds et les partenariats avec le secteur privé, comme le font d'autres bibliothèques du secteur public pour parer à ces sérieuses pressions financières. En outre, les bibliothèques fédérales ne sont pas admissibles aux subventions gouvernementales qui les aideraient à assurer la transition à l'univers numérique.

La table ci-dessous montre les besoins en financement proposé, totalisant 41,8 millions de dollars au cours des cinq premières années.

Budget proposé de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale : programme des revues électroniques
	1re ANNÉE	2e ANNÉE	3e ANNÉE	4e ANNÉE	5e ANNÉE	Total
Contenu électronique*		7 000 000	7 280 000	10 572 000	10 995 000	35 847 000
TI	1 750 000	362 000	366 000	369 000	383 000	3 230 000
Salaires**	210 000	324 000	329 000	335 000	340 000	1 538 000
Exploitation	165 000	269 000	269 000	270 000	270 000	1 243 000
Total	2 125 000	7 955 000	8 244 000	11 546 000	11 988 000	41 858 000

* Contenu électronique : augmentation annuelle estimative de 4 %, 3 licences de 1 million de dollars prévues au cours de la quatrième année

** Salaires : augmentation annuelle estimative de 2 %; montant supplémentaire de 110 k$ pour les salaires prévu au cours de la deuxième année

Nota : des détails se trouvent à l'annexe G; les chiffres sont arrondis à la centaine de milliers

ventilation des coûts budgétaires (%)
	Total 5 ans	%
Contenu électronique	35 847 000	86
TI	3 230 000	7
Salaires	1 538 000	3
Exploitation	1 243 000	3
	41 858 000	100 %

Contenu électronique

L'achat de la première licence coûterait environ 7 millions de dollars. Nous avons prévu une augmentation de 4 % au cours des années subséquentes du contrat de licence compte tenu des négociations.

Au cours de la quatrième année, nous avons prévu l'achat de trois autres licences, au coût de 1 million de dollars chacune. Nous avons maintenu l'augmentation annuelle moyenne de 4 %.

Le montant estimatif de 7 millions de dollars pour le contenu électronique est fondé sur les conclusions tirées de l'expérience récente relative à la négociation de prix. Le contenu réel qui sera acquis sera fonction de nombreux facteurs, notamment :

• Les produits
• La demande des membres (suivant les données classées à recueillir auprès des bibliothèques)
• La capacité des fournisseurs
• Les services de soutien technique
• La démarche de concession de licence (imprimés groupés, non groupés; nombre d'utilisateurs)
• La capacité de rendre compte de l'utilisation de l'information
• L'augmentation annuelle maximale des prix.

L'annexe I comprend la liste des principaux titres de revues et éditeurs qui seraient visés par le programme.

Salaires et frais d'exploitation

Les salaires au cours de la première année (210 k$) comprennent ceux du directeur exécutif et du personnel de soutien administratif. La hausse des salaires au cours de la deuxième année est attribuable à l'embauche de deux agents de négociation et d'administration des licences (110 k$). Les augmentations salariales annuelles sont évaluées à 2 %.

L'estimation des frais d'exploitation comprend les postes de travail équipés ainsi que le matériel de formation et de marketing, la formation du personnel, les déplacements, etc.

Technologie de l'information

Interface de recherche

Le gouvernement fédéral devra acheter ou mettre au point un portail Web pour permettre aux chercheurs d'exploiter le plus possible le contenu électronique et pour offrir une fonction de recherche dans l'ensemble du contenu des éditeurs, pour gérer les droits d'accès, pour offrir des fonctions personnalisées (Ma Cyberbibliothèque), et pour assurer l'archivage fiable des ressources électroniques.

En Ontario, le Fonds ontarien pour l'innovation (FOI) a consenti 7 millions de dollars au programme de l'Infrastructure de l'information en Ontario (IIO) pour les bibliothèques universitaires et collégiales de la province. L'IIO comprend un portail à l'intention des chercheurs et prévoit l'achat et l'installation d'un système informatique de pointe pour la gestion des prêts interbibliothèques dans l'ensemble de la province.

« [... ] la recherche au moyen du portail à l'intention des chercheurs offre au milieu universitaire de l'Ontario une fonctionnalité intégrée de furetage et d'accès par mots clés aux articles en texte intégral [... ] en tout, les archives auxquelles le portail donne accès renferment le nombre astronomique de 2,7 millions d'articles dans plus de 3 500 revues, et ce chiffre s'accroît chaque jour. Les versions ultérieures du portail [ oe] permettront aux chercheurs d'interroger simultanément un ensemble de ressources numériques, telles que les bases de données de résumés, les revues en texte intégral, les catalogues des bibliothèques et les ressources Web¹⁸ ». [traduction]

Mise en état de l'infrastructure

L'équipe chargée de l'étude de faisabilité a communiqué avec plusieurs ministères et a déterminé que l'infrastructure de base des ordinateurs de bureau et des communications est en place pour fournir le contenu électronique dans la majorité des bureaux du gouvernement.

L'enquête auprès des chercheurs a montré qu'environ 80 % de tous les répondants ont accès à un ordinateur, au courrier électronique, à Internet et à un télécopieur tant au travail qu'à la maison et, de ce nombre, 47 % ont accès à Internet haute vitesse, et 30 % à une imprimante.

Évaluation du programme

Il faudra assurer une évaluation et un suivi étroit du programme pour que celui oeci atteigne les objectifs fixés, et il faudra élaborer un modèle de financement continu et durable à mesure que progresse le programme.

Les critères suivants sont proposés pour évaluer le programme :

• Accroissement de l'étendue et du nombre de titres STM accessibles
• Pertinence des titres accessibles
• Qualité générale de l'accès aux revues électroniques consultables et de leur contenu, particulièrement pour les chercheurs dans les petits ministères et les régions éloignées
• Prévisibilité et stabilité accrues des prix
• Meilleure optimisation des ressources
• Durabilité du modèle de financement

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Note

17. CNSLP License Procurement 2000-2001, Objectives, Process and Outcomes Final Report.

18. Bibliothèque de l'Université Queen's, communiqué, le lundi 27 janvier 2003.