Au printemps 2005, l'Alliance stratégique a approuvé le projet pilote de Cyberbibliothèque scientifique fédérale. L'ICIST-CNCR a financé et géré le projet pour le compte de l'Alliance stratégique et a ensuite formé une équipe de projet comprenant un chef de projet et un coordonnateur du projet pilote à temps plein. À la fin de l'été 2005, les membres de l'équipe ont entrepris d'élaborer le plan de projet, d'obtenir des éditeurs la permission d'étendre l'accès à leur contenu, d'élaborer et de tester l'infostructure de l'ICIST-CNCR et de solliciter des centres pilotes volontaires.
Dans le cadre du projet pilote, l'accès à l'infostructure de l'ICIST-CNCR a été étendu dans trois bibliothèques pilotes régionales au sein de deux ministères membres de l'Alliance stratégique pendant une période de trois mois.
L'équipe du projet a choisi les centres pilotes parmi les bibliothèques membres de l'Alliance stratégique. Pour assurer l'efficacité des essais de l'infrastructure technique, les centres sélectionnés devaient être suffisamment répartis dans tout le Canada et satisfaire, notamment, aux critères de sélection suivants :
Les membres de l'Alliance stratégique ont suggéré des centres d'essai. L'intérêt manifeste pour le projet pilote a relativement facilité le recrutement de centres volontaires. Trois centres pilotes provenant de deux ministères membres de l'Alliance stratégique ont satisfait les critères de sélection et ont donc pu participer :
Les utilisateurs sont au nombre de 505, dont 300 se trouvent à l'Institut des sciences de la mer et au Centre géoscientifique du Pacifique, 55 au Centre de technologie de l'énergie CANMET, et 150 à la bibliothèque du Centre des pêches de l'Atlantique nord-ouest.
L'Institut des sciences de la mer et le Centre géoscientifique du Pacifique de Sidney, Colombie-Britannique, a retenu l'attention, du fait qu'il dessert à la fois Pêches et Océans Canada et Ressources naturelles Canada. Les deux ministères partagent la même bibliothèque et le même personnel, mais les budgets de bibliothèque, les droits d'accès aux revues électroniques et les réseaux ministériels sont distincts. L'accès aux ressources électroniques de la section de la bibliothèque de Ressources naturelles Canada est nettement supérieur à celui de la section de Pêches et Océans Canada. L'endroit est donc particulièrement propice à l'étude des répercussions sur des utilisateurs ayant un accès inégal aux revues électroniques.
L'infostructure de l'ICIST-CNCR consiste en un dépôt de contenu numérique, une infrastructure technologique sécurisée, des outils de recherche et des outils de gestion du contenu du dépôt. L'ICIST-CNCR, pour offrir aux centres pilotes un accès à son infostructure, a pris des arrangements avec trois éditeurs (Elsevier, Springer et les Presses scientifiques de CNCR) dont le contenu faisait partie de son dépôt numérique. Les arrangements se sont avérés fructueux et les éditeurs ont étendu l'accès à leur contenu (plus de 4 millions d'articles) pendant les trois mois qu'a duré le projet pilote. L'ICIST-CNCR a également pris des arrangements avec le fournisseur Endeavor, qui a étendu l'accès à son système Journals OnSite 6 jusqu'aux centres pilotes pour toute la durée du projet pilote.
Au moment où le projet pilote prenait son envol, l'infostructure de l'ICIST-CNCR était déjà en développement depuis plusieurs années. D'abord une ressource interne de CNCR, l'infostructure devait toutefois prendre de l'ampleur et finalement offrir à tous les Canadiens un accès électronique continu et permanent au contenu numérique en texte intégral, sans égard à la situation géographique ou à l'affiliation. Étant donné que l'infostructure de l'ICIST-CNCR existait déjà et avait fait ses preuves, elle a naturellement été choisie comme plate-forme du projet pilote de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale.
Comme les centres pilotes utilisaient deux types de réseaux différents7, des enquêtes ont été effectuées afin de déterminer le mode de connexion des utilisateurs à l'infostructure de l'ICIST-CNCR, et d'évaluer les risques et les obstacles potentiels inhérents à la connectivité. Ces enquêtes ont démontré que l'accès à l'infostructure de l'ICIST-CNCR était tout aussi efficace dans l'un ou l'autre des deux réseaux. Dès le départ, la connectivité a été bonne et les quelques problèmes rencontrés ont pu être facilement résolus de façon permanente.
Dès que la connectivité de base a été confirmée, l'accès a été donné à tous les utilisateurs du projet pilote. Les droits d'accès au dépôt numérique ont été accordés en fonction de l'adresse IP d'origine. Les utilisateurs se sont vu attribuer l'URL de la page d'accueil du projet pilote de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale de manière à ce qu'ils puissent établir une connexion directe avec le dépôt numérique de l'ICIST-CNCR. La disponibilité et le rendement du site du dépôt numérique faisaient l'objet d'un contrôle quotidien. De courts temps d'indisponibilité ont été rapidement corrigés aussitôt que les centres pilotes ont été avisés, le personnel de soutien informatique réagissant alors promptement.
Durant le projet pilote, les utilisateurs ont remarqué un ralentissement, qui a fait l'objet des vérifications d'usage. Le moteur de recherche n'a présenté aucune anomalie, mais le rendement diminuait légèrement dès l'entrée en fonction du navigateur. Ces problèmes de rendement n'étaient pas exclusifs à un seul centre ou un seul secteur. Les essais ont démontré qu'il s'agissait du temps de réponse normal de l'interface et que le problème n'était pas lié à l'infrastructure.
Une analyse-sur-le-champ 8 a été réalisée afin de mieux comprendre et documenter l'état des centres pilotes dès le début du projet. Elle constituait la ligne de départ qui a permis de mesurer les changements dans le mode de travail des utilisateurs du projet pilote.
Les résultats de l'analyse sont fondés sur les conclusions tirées d'un sondage sur l'évaluation des besoins (appendice A), des commentaires des utilisateurs (appendice B) et la visite de centres (appendice C).
Les utilisateurs et les bibliothécaires des trois centres pilotes ont exprimé des points de vue similaires en ce qui concerne l'accès au contenu électronique et les répercussions possibles de cet accès sur leur travail et leur rendement.
Rester au fait des progrès dans son domaine
Les utilisateurs pilotes ont déclaré qu'ils n'avaient pas le temps de prendre connaissance des dernières publications concernant leur domaine d'intérêt. Ils déplorent le fait que le temps consacré à la recherche d'article les éloigne de leur travail en laboratoire et d'autres activités professionnelles importantes. Ils sont d'avis que le problème pourrait être atténué avec un meilleur accès aux revues électroniques.
Respecter des délais serrés
Les utilisateurs pilotes ont indiqué que plusieurs de leurs activités professionnelles, notamment la rédaction et l'examen par les pairs, doivent être accomplies dans des délais serrés. Ils estiment qu'un meilleur accès aux revues électroniques les aiderait à mieux respecter les échéances, surtout si le temps d'attente pour consulter des documents est en jeu.
Combler les attentes des clients des bibliothèques en matière de contenu électronique
Les bibliothécaires ont dit éprouver des difficultés lorsque vient le moment de combler entièrement l'utilisateur qui demande un accès rapide et convivial au contenu électronique à partir de son poste de travail. Ils doivent répondre régulièrement aux questions d'étudiants et de chercheurs invités qui s'attendent à bénéficier de l'accès auquel ils sont habitués dans le milieu universitaire ou dans le secteur privé, et qui sont déçus de constater l'accès limité au sein du gouvernement.
Les bibliothécaires et les chercheurs craignent que les étudiants et les chercheurs invités du gouvernement fédéral voient diminuer leur intérêt pour des emplois permanents au sein du gouvernement fédéral du fait qu'ils considèrent le manque d'accès comme étant une lacune importante.
Égalité d'accès aux revues électroniques dans tous les domaines d'étude
Des chercheurs spécialisés dans de nombreux domaines visitent les bibliothèques pilotes. Ils croient que l'approvisionnement en revues, électroniques ou papier, est effectué en fonction des domaines qui attirent le plus grand nombre de chercheurs. Par conséquent, ils ont l'impression que les chercheurs oeuvrant dans des disciplines moins courantes ont accès à une quantité moindre de revues électroniques spécialisées dans leurs domaines d'étude. Plusieurs utilisateurs souhaitent une plus grande égalité d'accès aux revues électroniques pour tous les scientifiques du gouvernement, sans égard à leur domaine d'étude ni au ministère.
Les utilisateurs du centre de Sidney, Colombie-Britannique, déplorent l'accès inégal aux deux centres communs (Pêches et Océans Canada et Ressources naturelles Canada). Un utilisateur de Pêches et Océans Canada a déclaré :
Accès à l'information sur le terrain et en région éloignée
Les chercheurs qui travaillent sur le terrain, dans un bureau satellite ou à distance ont fait état des difficultés d'accès aux documents de recherche. Il peut s'écouler des mois sans qu'ils puissent consulter des articles récents. Ils doivent souvent compter sur des tiers qui effectuent les recherches et leur acheminent les résultats. Ils estiment que le fait de ne pas pouvoir accéder directement à des articles récents les empêche de réaliser de la recherche concurrentielle de qualité lorsqu'ils sont en région éloignée.
Qualité de la reproduction graphique
Les utilisateurs qui cherchent des articles illustrés d'images détaillées apprécient la qualité supérieure de la reproduction de textes intégraux en format PDF, par comparaison avec la qualité d'un document numérisé ou photocopié.
Les utilisateurs ont par ailleurs cerné deux secteurs dans lesquels les revues électroniques pourraient avoir des répercussions négatives sur leur travail.
Lecture de revues à l'écran de l'ordinateur
On a exprimé l'inquiétude devant la possibilité que disparaissent les versions papier, ce qui ne laisserait au lecteur aucune autre option que la lecture des documents à l'écran.
Préservation des articles de revue
Les utilisateurs pilotes se soucient de la préservation à long terme des documents électroniques et du risque de la perte irréparable d'information dans leur domaine de spécialité.
Tout au long des trois mois qu'a duré le projet pilote, les utilisateurs et les bibliothécaires avaient facilement accès à une assistance et à des outils de travail. Ils avaient en outre l'occasion de formuler des commentaires à tout moment.
Le coordonnateur du projet pilote a veillé à maintenir une bonne communication avec les bibliothécaires des centres pilotes et avec la collectivité d'utilisateurs. Ces derniers ont été encouragés à parler de leur expérience. Les commentaires ont été recueillis au moyen d'une adresse de courriel fournie à cette fin et de conversations téléphoniques.
La plupart des utilisateurs ont bénéficié des services des bibliothécaires des centres pilotes, ce qui souligne l'importance de bénéficier sur place des services de professionnels compétents qui aident les participants à utiliser le site.
Les appendices suivants font état de la collecte des données et des résultats de l'évaluation de l'incidence de l'accès étendu au contenu numérique sur le travail des utilisateurs pilotes et des bibliothécaires :
Les utilisateurs et les bibliothécaires des trois centres partagent une opinion similaire au sujet de l'incidence du projet pilote sur leur travail. Près de 80 % des répondants au sondage sur l'incidence ont déclaré que l'accès à la Cyberbibliothèque scientifique fédérale allait avoir une incidence positive sur leurs activités de recherche et leur rendement. De même, 92 % des répondants au sondage sur l'évaluation des besoins estiment que l'amélioration de l'accès allait avoir une incidence positive ou très positive sur leurs activités de recherche et leur rendement.
Plus précisément, les utilisateurs et les bibliothécaires indiquent avoir tiré nettement profit d'un accès aux revues électroniques dans les domaines qui suivent.
Meilleure capacité de rester au fait des progrès dans un domaine choisi
Les utilisateurs estiment que l'accès aux revues électroniques leur a permis d'être davantage au fait des récentes publications dans leur domaine et de multiplier les lectures dans les domaines d'étude qui les intéressent.
Meilleure capacité de respecter les délais serrés
Selon les utilisateurs, l'amélioration de l'accès aux revues électroniques diminue l'interruption du travail et facilite ainsi l'exercice des activités professionnelles telles que le travail en laboratoire, la rédaction de manuscrits et l'examen par les pairs. L'accès amélioré à partir du poste de travail permet à l'utilisateur de trouver des documents sur-le-champ sans devoir quitter le bureau.
Meilleure capacité de combler les attentes des clients des bibliothèques en matière de contenu électronique
Les bibliothécaires des centres pilotes ont recueilli auprès de leurs clients des commentaires positifs concernant l'amélioration de l'accès à partir du poste de travail. Plusieurs clients ont demandé si le service allait se poursuivre au-delà du projet pilote.
Meilleur accès aux données sur le terrain et à distance
Les utilisateurs des régions éloignées ont déclaré que l'amélioration de l'accès aux revues électroniques avait une incidence positive sur leur capacité de se tenir à jour et de trouver la documentation requise sur le terrain.
Plus grande égalité d'accès
La bibliothécaire du centre pilote de Sidney, Colombie-Britannique, a déclaré que les utilisateurs de Pêches et Océans Canada, qui bénéficiaient d'un accès aux revues électroniques plus restreint que leurs collègues de Ressources naturelles Canada, sont surtout satisfaits de l'accès étendu qui leur a été offert durant le projet pilote. La plupart des utilisateurs du centre de Sidney étaient du groupe de Pêches et Océans Canada. Ils ont déclaré, lors de la visite du centre, qu'ils voyaient comment la Cyberbibliothèque scientifique fédérale pouvait régler les problèmes d'inégalité d'accès au sein de l'institution.
Avantages pour l'environnement
Plusieurs utilisateurs ont indiqué leur préférence pour la lecture à l'écran, compte tenu des avantages que représente l'accès électronique pour l'environnement (réduction de l'utilisation du papier).
Les utilisateurs pilotes ont formulé plusieurs observations générales et exprimé leur intérêt pour le projet pilote et pour la possibilité qu'il se poursuive.
*L'interface de l'infostructure cesse de fonctionner après 30 minutes d'inactivité. L'utilisateur doit alors ouvrir une autre session dans l'infostructure pour reprendre sa recherche.
6 « Journals OnSite de la société Endeavor est un système d'entreprise qui permet aux bibliothèques de stocker, d'interroger et de survoler les revues électroniques d'éditeurs par l'entremise d'un guichet unique. Grâce à Journals Onsite, les utilisateurs peuvent interroger et survoler le contenu de toutes les revues électroniques pour lesquelles leur bibliothèque détient une licence, et obtenir le texte intégral d'articles. Journals Onsite permet également au personnel de bibliothèque de centraliser la gestion de toutes ses collections de revues électroniques en texte intégral. »
Traduction libre d'un extrait d'une brochure en ligne à l'adresse http://www.endinfosys.com/prods/brochures/RB/full_jonsite_FINAL.pdf, consultée en mars 2006.)
7 Centre des pêches de l'Atlantique nord-ouest de St. John's, Terre-Neuve-et-Labrador, Internet
Centre de technologie de l'énergie CANMET de Devon, Alberta, SCNet
Institut des sciences de la mer de Sidney, Colombie-Britannique - Internet
Centre géoscientifique du Pacifique de Sidney, Colombie-Britannique, SCNet
8 L'analyse sur-le-champ permet d'étudier et de documenter l'état actuel d'un environnement ou d'un processus d'entreprise. Il s'agit d'une ligne de départ dans un environnement qui peut donner lieu par exemple à des activités d'élaboration de processus administratifs ou, comme c'est le cas ici, qui peut servir de point de comparaison pour mesurer le changement survenu dans un environnement avant et après l'introduction de nouveaux processus.