Rôle des bibliothécaires dans le processus d'acquisition des ressources d'information électroniques

• Les bibliothécaires sont les experts dans le domaine des sujets
• Les bibliothécaires connaissent les pratiques de l'industrie de l'édition
• Le leadership des bibliothécaires lors des négociations
• Processus d'approvisionnement – Validation de concept de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale

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1. Les bibliothécaires sont les experts dans le domaine des sujets

Les bibliothécaires sont les experts dans le domaine des sujets et ont la compétence d'acquérir et de mettre sous licence les ressources d'information électroniques. Le choix des ressources à acquérir repose sur la connaissance que possède le bibliothécaire de l'information et des besoins de ses clients dans le domaine de la recherche. Les bibliothécaires font en sorte que la clientèle ait un accès continu et ininterrompu aux ressources d'information. Une organisation ne peut fonctionner adéquatement lorsque l'accès aux ressources d'information est interrompu à cause de délais dans l'acquisition des contenus.

Les bibliothécaires obtiennent le droit d'accès aux ressources électroniques en négociant des licences avec les éditeurs. Les catalyseurs opérationnels dans l'acquisition de ces droits sont :

• l'accès aux contenus qui répondent aux besoins des clients,
• l'accès pour un nombre maximal d'utilisateurs,
• le juste prix et la valeur pour le dollar, et
• l'obligation de rendre compte pour les dépenses budgétaires reliées aux acquisitions.

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2. Les bibliothécaires connaissent les pratiques de l'industrie de l'édition

Les droits de propriété intellectuelle d'une publication appartiennent à seulement un éditeur. Il n'y a pas deux éditeurs qui publient la même revue ou le même livre. Dans une perspective d'acquisition, étant donné que chaque publication est unique, ce contenu doit être considéré comme une source unique.

Dans cette industrie, la pratique veut que les bibliothécaires et les éditeurs négocient les termes et le prix des licences. La négociation est nécessaire afin que les bibliothèques obtiennent un juste prix et la valeur pour le dollar.

Les bibliothécaires connaissent et comprennent l'industrie de l'édition et le cycle de la communication érudite. Les bibliothécaires comprennent les rôles des divers joueurs dans le milieu de l'édition – éditeurs (commerciaux, sociétés, à but lucratif, à but non lucratif), fournisseurs, agents des abonnements, etc. C'est une pratique exemplaire dans les bibliothèques que les gestionnaires de bibliothèque soient responsables de :

• négocier les licences avec les éditeurs,
• gérer la licence durant tout son cycle de vie,
• établir et conserver, avec les éditeurs, des relations de travail qui sont bénéfiques aux deux parties, et
• communiquer régulièrement avec l'éditeur pour résoudre les problèmes d'accès que connaissent les clients et pour assurer la qualité du service.

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3. Le leadership des bibliothécaires lors des négociations

• Des négociations directes concernant le prix du contenu sont essentielles pour assurer que les bibliothèques paient un juste prix. C'est la seule façon d'obtenir la meilleure valeur et d'utiliser à son meilleur le budget de la bibliothèque.
• Les négociations sont essentielles, surtout lors de l'achat d'ensembles de revues électroniques, là où il n'y a pas de liste de prix publiée et où les contraintes contractuelles empêchent les bibliothèques d'échanger librement de l'information sur les prix. La négociation directe est la meilleure stratégie que les bibliothèques ont élaborée pour contrôler les augmentations de prix importantes.
• D'autres termes dans la licence nécessitent également une négociation pour assurer aux bibliothèques les meilleures conditions de licence. Ces termes comprennent : l'appui opportun du vendeur, l'ajout ou le retrait de titres, les formats et contenus des rapports statistiques, l'accès continu aux titres électroniques.
• Dans les dernières années, les bibliothèques ont formé des consortiums afin de mieux utiliser les dollars dépensés pour les acquisitions et pour augmenter de façon significative l'accès à l'information. Les consortiums ¾ sous l'autorité des bibliothécaires ¾ existent partout dans le monde. Les bibliothécaires au gouvernement fédéral sont prêts à étendre aux employés du gouvernement fédéral les bénéfices des achats faits en consortium, avec l'appui des spécialistes en approvisionnement.

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4. Processus d'approvisionnement – Validation de concept de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale

Les bibliothécaires recherchent l'expertise des spécialistes en approvisionnement dans leurs propres ministères ou à TPSGC afin de compléter les processus d'acquisition et de respecter les limites permises. Les spécialistes en approvisionnement servent de guides et donnent des conseils concernant les procédures d'acquisition.

La validation de concept de la Cyberbibliothèque scientifique fédérale est l'occasion d'explorer et de tester les processus d'acquisition des ressources d'information électroniques dans un environnement de consortium.

La validation de concept de la Cyberbibliothèque est l'occasion de :

• appliquer les normes de l'industrie de l'édition et de négocier directement avec l'éditeur,
• développer une équipe multidisciplinaire de négociation pour appuyer les négociations,
• explorer et définir le rôle de l'équipe multidisciplinaire (bibliothécaires, membres du consortium, spécialistes en approvisionnement, conseillers juridiques, etc.) pour la négociation des licences, et
• identifier et documenter les problèmes, les risques et les processus afin de respecter les exigences et les délais d'exécution des négociations.

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